Гранти на подорожі та співпрацю для українських закладів вищої освіти та наукових установ

Проєкт «Естонська підтримка інтеграції України в Європейський дослідницький простір (ESTERA-UA)», що фінансується Естонським центром міжнародного розвитку (ESTDEV), ініціював нову програму підтримки для українських науковців. У межах цього проєкту Естонська дослідницька рада (ETAG) запустила спеціальну схему грантів на подорожі та співпрацю.

Головна мета ініціативи — підтримати інтеграцію українських закладів вищої освіти та науково-дослідних установ до Європейського дослідницького простору (ERA), а також суттєво розширити їхню участь у Рамковій програмі ЄС з досліджень та інновацій Horizon Europe.

Ця грантова схема покликана вирішити одразу кілька стратегічних завдань:

• Сприяти створенню міжнародних дослідницьких партнерств та розбудові довгострокового естонсько-українського наукового співробітництва.
• Надати практичну підтримку в підготовці спільних грантових пропозицій для Horizon Europe та заохотити спільну участь установ у європейських проєктах.
• Зміцнити загальний потенціал українських університетів та наукових установ щодо управління дослідженнями та якісної підготовки грантових заявок.

Для реалізації цих цілей програма компенсує витрати українських дослідників та профільного адміністративного персоналу на цільові поїздки. Гранти дозволяють покрити витрати на короткострокові візити до Естонії (для розробки спільних проєктів із місцевими організаціями чи участі в наукових подіях), а також на профільні офлайн-заходи з пошуку партнерів (matchmaking events) у країнах-учасницях Horizon Europe.

Заявки повинні подаватися українськими закладами вищої освіти або науково-дослідними установами будь-якої організаційно-правової форми та форми власності, які зареєстровані та законно функціонують в Україні.

• Прийнятними індивідуальними учасниками є:

  • українські дослідники;
  • співробітники, залучені до підготовки грантових пропозицій Horizon Europe та реалізації проєктів в українських закладах вищої освіти та наукових установах.

• Вимоги до індивідуального учасника:

  • особа обов'язково має бути працевлаштована в українській установі, яка подає заявку;
  • особа повинна бути громадянином України, який постійно проживає в Україні; АБО
  • особою без громадянства чи громадянином третьої країни, який на законних підставах постійно проживає в Україні.

• Грант становить до 1 500 євро на одного індивідуального учасника і надається як відшкодування фактично понесених та прийнятних витрат.
• Добові витрати визначаються на основі офіційної ставки добових, що застосовується в українській установі учасника для відряджень до країни призначення, але не більше 75 євро за кожен прийнятний день.
• Відшкодуванню підлягають лише витрати, безпосередньо пов'язані з участю у підтримуваній діяльності.
• Витрати, які покриваються цією грантовою схемою, не повинні відшкодовуватися або фінансуватися з будь-якого іншого джерела фінансування.
• Прийнятні витрати включають: авіаквитки (лише економклас); квитки на потяг та автобус (лише другий клас); місцевий транспорт; проживання; візові витрати (якщо застосовується); страхування подорожі; реєстраційний внесок / плата за участь у заході (якщо застосовується); добові витрати (до 75 євро на день).
• Витрати можуть бути заявлені в оригінальній валюті, у якій вони були понесені. Для відшкодування ETAG конвертує всі суми в євро за курсом Європейського центрального банку, що діє на перший робочий день після завершення поїздки.
• Якщо фактичні прийнятні витрати виявляться нижчими за затверджену грантову суму, відшкодування обмежується лише фактично понесеними витратами.
• Організатор (ETAG) залишає за собою право вимагати додаткові докази на підтвердження офіційної ставки добових, що застосовується в установі учасника для відповідної країни призначення.
• Будь-які податкові зобов'язання, що виникають у зв'язку з виплатами, несе бенефіціар та/або індивідуальний учасник відповідно до чинного законодавства.

1. Участь у заходах з пошуку партнерів (matchmaking events) програми Horizon Europe: підтримка надається для участі в офлайн-заходах у країнах-членах Horizon Europe та асоційованих країнах. Організатор наполегливо просить зв'язатися з ETAG для підтвердження прийнятності конкретного заходу.
2. Короткострокові візити до Естонії: з метою розробки спільної пропозиції на програму Horizon Europe та/або участі у міжнародному науковому заході, що проводиться в Естонії.

• • Вимоги до короткострокових візитів: візит обов'язково повинен залучати принаймні одну естонську приймаючу організацію, мати заздалегідь складений порядок денний або план роботи, а також супроводжуватися офіційним листом-запрошенням від естонської приймаючої організації.

• Заявки розглядаються на постійній основі (rolling basis) до кінця періоду прийнятності або доти, доки не будуть вичерпані доступні кошти.
• Грант може бути використаний лише для участі в активностях, які відбудуться до 15 жовтня 2027 року.
• Заявники будуть проінформовані про рішення щодо фінансування протягом 30 календарних днів з моменту подання заявки.
• Якщо заявку схвалено, учасник повинен подати звітні документи електронною поштою протягом 30 календарних днів після завершення підтриманої поїздки/діяльності.
• Виплата відшкодування здійснюється протягом 30 календарних днів після того, як ETAG перевірить і затвердить подані звітні документи

• Заявки подаються в електронному вигляді уповноваженим представником установи-заявника за допомогою офіційної Форми заявки (Application Form).
• Заявку необхідно надіслати електронною поштою на адресу etag@etag.ee.
• Заявка має бути складена виключно англійською мовою.
• Документ повинен бути підписаний електронним підписом керівника установи або іншого уповноваженого представника з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП / QES), визнаного в країні заявника.

• Заявки оцінюються спеціальним комітетом, призначеним Естонською дослідницькою радою (ETAG), який спочатку перевіряє їх на прийнятність та відповідність вимогам грантової схеми.

Критерії оцінювання прийнятних заявок:

• • професійна актуальність та очікуваний вплив від запропонованої участі або візиту;
  • мотивація заявника;
  • якість та здійсненність запланованих заходів;
  • ступінь, до якого запропонована діяльність сприяє інтеграції українських дослідників та установ до Європейського дослідницького простору (ERA) та програми Horizon Europe.
• На участь у тому самому заході або на короткостроковий візит може бути надано максимум п'ять грантів у межах програми, при цьому одній установі-заявнику надається не більше одного гранту на ту саму активність. (Це робиться для ширшого розподілу підтримки між українськими закладами, хоча у виняткових та обґрунтованих випадках можливі відхилення від цих лімітів, якщо є бюджет).
• Кожен індивідуальний учасник може отримати підтримку лише один раз для заходу з пошуку партнерів (matchmaking event) Horizon Europe та один раз для короткострокового візиту до Естонії. Водночас сама установа може подавати заявки на майбутні заходи, якщо у них братиме участь вже інший співробітник.

На етапі подання заявки:

• Заповнена Форма заявки (Application Form).
• Додатково (лише для короткострокових візитів до Естонії): Лист-запрошення від естонської приймаючої організації.
• Додатково (лише для короткострокових візитів до Естонії): Порядок денний або план роботи.

На етапі звітування (подаються до 30 днів після завершення поїздки):

• Форма зворотного зв'язку (Feedback Form).
• Форма відшкодування витрат на відрядження (Travel Claim Form).
• Підтверджуючі фінансові документи до Форми відшкодування (залежно від витрат):
  • Авіапереліт: електронний квиток (має містити ім'я, деталі рейсу, економклас та ціну), рахунок-фактура або підтвердження замовлення, посадковий талон, банківська виписка (якщо рахунок не містить інформації про оплату).
  • Потяг / Автобус: квиток у форматі PDF або QR-коду (для поїзда — тільки другий клас); підтвердження оплати або банківська виписка, якщо на квитку не вказана ціна.
  • Місцевий транспорт: квиток на автобус/трамвай/метро; для таксі — квитанція або рахунок; підтвердження оплати або банківська виписка, якщо ціну не вказано.
  • Проживання: рахунок з готелю (із зазначенням дат проживання, імені гостя та ціни).
  • Віза (якщо є): рахунок або квитанція за візовий збір; офіційне підтвердження для онлайн-платежів та виписка з банку (за необхідності).
  • Страхування подорожі: рахунок від страхової компанії або підтвердження покупки, а також безпосередньо сам договір страхування.
  • Реєстраційний внесок на захід (якщо є): рахунок-фактура або підтвердження реєстрації із зазначенням суми внеску; підтвердження оплати, банківська виписка або квитанція

• Заявником та юридичним бенефіціаром гранту виступає українська установа. Однак, з адміністративних причин ETAG може відшкодовувати витрати безпосередньо фізичній особі-учаснику, вказаній у заявці. Це не змінює статусу бенефіціара, і установа залишається повністю відповідальною за дотримання умов гранту.
• Усі заявлені витрати повинні безпосередньо стосуватися індивідуального учасника та підтриманої діяльності й суворо підтверджуватися відповідними документами.
• Якщо підтверджуючі документи не відповідають вимогам, ETAG може зменшити суму або повністю відмовити у відшкодуванні.
• Після завершення поїздки (протягом 30 календарних днів) індивідуальний учасник обов'язково повинен надіслати підписані КЕП Форму відшкодування витрат (Travel Claim Form) з чеками/квитками та Форму зворотного зв'язку (Feedback Form), яка використовується для оцінки результатів та впливу схеми грантів

• Заявником та юридичним бенефіціаром (отримувачем) гранту виступає виключно українська установа, яка подала заявку.
• Хоча з адміністративних міркувань відшкодування може бути виплачене безпосередньо індивідуальному учаснику (фізичній особі), вказаному в заявці, це жодним чином не змінює юридичного статусу бенефіціара. Установа-заявник несе повну відповідальність за дотримання всіх умов гранту.
• Будь-які податкові зобов'язання, що виникають у зв'язку з отриманням відшкодування, покладаються на бенефіціара (установу) та/або індивідуального учасника відповідно до чинного законодавства.
• Умови та положення цієї схеми грантів офіційно затверджені директивою (рішенням) Правління Естонської дослідницької ради (ETAG).
• Організатор (ETAG) залишає за собою право зменшити суму відшкодування або повністю відмовити у виплаті, якщо надані підтверджуючі документи не відповідають встановленим вимогам.
• Організатор також залишає за собою право вимагати додаткові докази на підтвердження офіційної ставки добових для відряджень, що застосовується в українській установі учасника.